個人效率聖經：如何讓工作更有效率。THE PERSONAL EFFICIENCY PROGRAM

你是否覺得時間總是不夠用？希望有更多時間做自己想做的事嗎？
你是否覺得工作總是做不完？是否常覺得淹沒在辦公室的瑣事中？
你是否時常超時工作？是否因為無法如期完成工作而壓力沉重？
你是否覺得開會浪費很多時間？
你是否希望能享有更多的休閒和假期？

　 　面對這些問題，多數人都打從心底大聲答覆：「是的！」。一般人，尤其是白領階級，在學校中學得足夠的專業知識足以應付職場工作所需，但學校教育並未傳授 有效率處理事務的原則和方法。如何有效率的處理個人事務，正是我們的教育制度中欠缺的環節之一。本書發展出「個人效率規劃」（The Personal Efficiency Program，PEP），用以彌補這個缺口。

　　人是習慣的動物，難以驟然改變。如何尋出最有效率的工作模式？如何改變習慣？如何更有效率？本書將一一闡明這些問題，以最有效率的方式，逐一說明問題癥結，使讀者在讀完本書之後，能以較少的時間輕鬆完成更多工作。

讓您：
˙有效掌握工作。
˙御繁於簡。
˙節省時間。
˙分辨事務的輕重緩急。
˙完成最重要的工作。

作者簡介

凱利葛理森（Kerry Glesson）
　　國際商業技術公司創辦人兼總裁，曾為通用汽車、西屋電器、殼牌石油、艾克森石油、美孚石油、日產汽車、HP等跨國企業的經理人和員工舉辦提昇效率課程講習，學員超過百萬人次。

作者：凱利葛理森/著

原文作者：Kerry Glesson

譯者：褚耐安

出版社：商周出版

出版日期：2005年04月20日

語言：繁體中文 ISBN：9861243836 

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個人效率聖經

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我要閃人了！文/劉軒

星期五晚上八點半，你應該正在看電影、跟朋友聚餐、為今晚的約會精心打扮、泡在浴缸裡、讀著一本好書、陪著孩子玩耍、或躺在沙發上發呆...

但此刻，你還坐在辦公室的位子上，早就完成了工作，並且花兩個鐘頭把臉書翻完了、憤怒鳥平息了、MSN上能敲的人全敲了，還是沒法回家，因為...你的老闆還沒走！

這似乎是一個沒有白紙黑字，職員卻心知肚明的規則。放眼望過台北市的辦公大樓，夜裡燈火輝煌，裡面滿是正在加班，卻沒有加班費的員工，而逼迫他們離不開公司的原因，是一個「辦公時數」＝「生產力」的詭異邏輯。主管和員工似乎都覺得，加班顯示對工作的認真態度，但老實講，多半的時候任何一方都沒必要待下來。

歐美國家的規矩就不同。員工加班，公司就得給付overtime；要求員工加班是很貴的，所以多半的公司都不會如此要求。但是在台灣，加班費本來就少見，而且幾乎每個我認識的朋友都說，他們在六點下班時間過後都得至少待一個小時，通常因為老闆還沒走。願意在必要的時候工作久一點，固然是一個進取的態度，但坐在位子上等著主管下班是很沒意義的行為，而該是時候結束這種現象了。

在公司待到很晚，並不代表職員的認真，更不代表員工的忠誠。事實上，剝奪他們的私人時間反而對公司沒有好處。有個英文俚語：“All work and no play makes a dull student they say.”  （死讀書卻不玩樂，學生只會呆呆的），這句話對上班族來說，道理也一樣。一群已經精疲力竭的員工，還能腦力激盪出什麼新花樣嗎？眼皮都下垂了，還能有遠見嗎？其實這種傳統的觀念不僅害了公司，也害了社會。

最近，我們一直看到媒體報導台灣不斷下降的生育率。如果這個狀況不改善，台灣未來的人口老化將造成很嚴重的經濟和社會危機。但是如果年輕人每天要加班到晚上十點，哪裡有時間約會？在西方國家，週末是很神聖的，但是在台灣，週末加班也算正常。台灣的年輕男女要如何認識另一半，又如何深入了解對方，走向婚姻？而如果你已婚，在漫長的一天之後，拖著疲憊的身軀回家，「做人」的情趣可能也減了一半。原本可以很浪漫的夜晚，也就在「補眠」的前提下淡淡過去了。

在亞洲，日本人是加班冠軍，也是第一個以特殊名詞來形容過度加班到死的狀況：Karoshi（過勞死）平均每年在日本奪走超過一百個人命。日本與台灣有一樣的低生育率和人口老化問題，而公司的加班文化也很可能是禍首之一。不過日本人也開始改變他們的辦公文化：在2009年，日本最大的金融集團之一開始鼓勵員工在五點就正常下班，而電子產品Canon公司幾年前也實施每星期開放兩天讓員工提早回家的政策，由此鼓勵員工們多花時間培養家庭生活。如果日本辦得到，我們也可以！

我認為台灣的公司文化需要轉換思考模式，以職員的成果來斷定生產力的標準。重要的不是你每天是否早進晚出，而是你的工作效率和水準－Work smarter, not harder。老闆們也應該了解，要求員工加班是無味的浪費，有時反而會扯到自己的後腿；公司應該設定明理的加班政策，並且讓員工知道他們可以時間一到就可以不愧疚地離開。台灣政府也需要強硬一點，好好地實施「週休二日」。無論如何，我希望不久之後，當老闆看到你星期五晚上八點半還坐在位子上時，只會手叉著腰問：「怎麼還在這兒？快點回家啦！」

原文出處：http://www.wo-men.com.tw/article.aspx?cid=29&id=3053

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企畫書撰寫3步驟：先找出問題解答，再構思佈局與觀點

管理圖解

製作企畫書前，該如何做準備？以商業上最常見的「問題導向型」（problem-oriented）企畫書而言，通常是先發現與掌握問題的本質（what），再透過「樹狀圖」「魚骨圖」「關聯圖」等思考工具的推演，或是運用「PERT圖」（Project Evaluation and Review Technique，利用網絡分析制定計畫）、「資料採礦」等較為複雜的工具與作業軟體，獲知解決問題的答案與方法（how），進而形成一種「想法」或「觀點」，成為企畫書的核心，並具體呈現在企畫書的結論、策略與建議中，而其他章節內容也都將圍繞此一核心，進行鋪陳與論述。

有了解決問題的方法後，就可以依以下3個步驟，進行企畫書的構思與布局：

1.架構與命名：

架構是一種論述的邏輯，從論述的起承轉合而來，具體呈現在各章節標題上，陳述為什麼如此做的理由；而企畫書的命名則應以簡潔、具體清晰，讓人一看就懂為原則，常見的命名方式有3種。
（1）平鋪直敘式：例如「台灣高速鐵路營運企畫書」，這是一種最簡單直接的命名方式。
（2）強調行動或所能創造的效益：例如「未來新十年願景的高速鐵路服務流程改造方案」，這種技巧也可運用於各章節標題的擬訂上。
（3）加入感性、創意語彙，創造想像空間：例如「實現人類移動夢想的高速鐵路營運規畫」，日本商業界常以此種命名方式，為企畫書加分。

2.以投影片製作企畫書草稿：

將企畫書草稿內容轉製成投影片，並在每頁投影片上，記下各章節內容與圖像（包含關聯圖、統計圖表等）的提示說明文字。

此外，還必須以提案時間的長短，決定投影片總頁數，通常在正式提案場合，投影片總頁數會以「P（總頁數）＝（T（提案總時數）－T'（彈性時間10∼15 分鐘））/ 3分鐘」公式做計算，例如提案時間為90分鐘，便需將投影片總頁數控制在25張以內。（註：彈性時間指的是開場白、串場橋段、收尾所需時間）

3.製作與輸出企畫書：

將投影片草稿內容加以擴充、具體成形，做法是將各章節內容的提示說明加以延伸、鋪陳，並繪製成統計圖表、關聯圖或加入照片、插圖、地圖等相關圖像，進一步整合文字與圖像，同時將文字與圖像比例控制在3：7左右。

要特別注意的是，不論是文字或圖像，都必須遵循「金字塔結構法」寫作邏輯，同時內容符合該產業的經營邏輯，企畫書才能言之成理，進一步說服他人；當完成整份企畫書後（就表示你已有現成的投影片電子檔案），再將檔案輸出列印、影印裝訂，就成為發給與會人員的書面資料。

一份專業優質的企畫書，不僅能夠解決問題的根源，也應具備寬廣的格局、視野與氣勢，同時能夠站在制高點上，以獨特的觀點來看待問題與事件。

 

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